Découvrez l'importance cruciale d'un cahier des charges dans la réussite d'un projet. Apprenez comment définir clairement les objectifs, le budget et les fonctionnalités, tout en bénéficiant de conseils essentiels pour mener à bien votre cahier des charges.
Le cahier des charges est généralement créé au début de tous les projets qu’il s’agisse d’une refonte ou d’une nouveauté, pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et comprennent ce qui doit être accompli. Il permet de définir un périmètre fonctionnel.
Le cahier des charges permet à toutes les parties prenantes d’avoir une compréhension claire et partagée du projet, de ses objectifs et de ses exigences, et constitue un outil essentiel pour la communication, la coordination et la gestion du projet tout au long de son cycle de vie.
Le cahier des charges peut inclure les éléments suivants :
Pourquoi est-il important de mettre en place un cahier des charges ?
Si la rédaction d’un cahier des charges est essentielle pour aligner les équipes techniques, commerciales, marketing, la direction et un éventuel prestataire… au lancement d’un projet, il est également important et essentiel de ne pas en chercher à en faire un cadre rigide et exhaustif.
En effet, les périmètres et le contexte de chaque projet changent et évoluent très rapidement. Le risque de rédiger un cahier des charges “fleuve” serait de sortir un projet déjà obsolète ou déjà inadapté plusieurs mois après son initiation.
Aujourd’hui, avec la méthode Agile, le Scrum ou encore le Lean Management, on a tendance à considérer que les spécifications doivent être courtes et livrables le plus rapidement possible pour éviter les effets silo qui peuvent créer des longueurs, et donc décourager les développeurs, mais surtout produire de l’insatisfaction pour les clients avec un projet perpétuellement en décalage avec le marché et l’état de l’art.
Par ailleurs, le cahier des charges est un point de départ pour l’alignement et les discussions, il ne se substitue pas à la communication pendant le projet.
Ainsi, le client ne doit surtout pas considérer que “tout a été dit” parce qu’un cahier des charges a été livré aux équipes techniques.
Cette étape peut sembler simple et pourtant c’est sans doute l’une des plus délicates. En cause, le fait que les équipes produits, techniques et marketing peuvent avoir tendance à projeter ce qu’elles pensent savoir des clients sur le projet.
Sans remettre en question l’expertise et la vision de ces équipes, il est important, dans cette phase du projet d’être capable de prendre de la distance avec ses croyances.
Identifier les besoins du client
Pour cela, il est nécessaire d’écouter le client et de ne pas chercher à plaquer une vision préconçue sur ses propos. On vous avait dit que ce n’était pas simple ! Voici 5 techniques, ou astuces pour identifier les besoins des clients :
Après avoir identifié les besoins des clients, vous pouvez définir les objectifs spécifiques du projet en suivant ces étapes :
En ayant solidement spécifié les besoins et aligné l’ensemble des parties prenantes, le reste du projet et les décisions suivantes devraient “découler” naturellement et simplement.
Lister les fonctionnalités principales
Les fonctionnalités peuvent être des aspects techniques, des processus, des services ou des composants de produit. Pour identifier les fonctionnalités les plus importantes, distinguez les “must-have” sans lesquels le projet perd son sens et les “nice-to-have” qui viennent en “supplément” et sont de l’ordre du confort.
Définir les caractéristiques du projet
Voici les points à définir :
Voici une autre partie délicate : il s’agit de correctement budgetter le projet, c’est-à-dire d’être réaliste et pragmatique. Un calcul trop serré mettra directement l’équipe en difficulté. À l’inverse, si les jalons manquent d’ambition, le projet risque de s’étioler dans le temps.
Définir les coûts du projet
Pour bien définir les coûts d’un projet, plusieurs méthodes et approches peuvent être utilisées. Voici quelques-unes des méthodes les plus courantes :
Estimation ascendante (bottom-up) : cette méthode consiste à estimer le coût de chaque tâche ou activité individuelle, puis à additionner ces coûts pour obtenir le coût total du projet. Cette approche est souvent considérée comme la plus précise, car elle prend en compte les détails de chaque tâche.
Estimation descendante (top-down) : dans cette approche, le coût total du projet est estimé en se basant sur des projets similaires ou sur l’expérience passée. Ensuite, les coûts sont répartis entre les différentes activités et tâches. Cette méthode est généralement plus rapide, mais peut être moins précise que l’estimation ascendante.
Estimation paramétrique : cette méthode utilise des modèles mathématiques ou des ratios pour estimer les coûts en fonction de certaines variables, telles que la taille, la complexité ou la durée du projet. Les données historiques et les projets antérieurs peuvent être utilisés pour établir ces modèles.
Établir un planning réaliste
C’est un point essentiel pour la réussite d’un projet. Voici quelques étapes :
La réalisation d’un cahier des charges efficace est crucial. Voici quelques points de vigilance essentiels à prendre en compte lors de la rédaction :
Bravo, vous avez traversé des étapes délicates avec succès. Reste maintenant à présenter le résultat à votre client. Il peut s’agir des clients finaux dans le cadre d’un projet en interne, ou d’intermédiaire si vous êtes, par exemple, un agence. Là encore, il faut savoir faire preuve de flexibilité.
Validation par le client
Un point majeur de réussite consiste à ne pas “trop s’attacher à sa solution” comme on a coutume de le dire dans la gestion de projet. L’erreur serait de dire que votre CDC est l’unique manière d’aborder la réalisation. Il faut être capable d’accepter les retours… en dépit du travail engagé.
Prévoyez une étape de présentation durant laquelle vous recevrez les feedbacks du client et une autre dans laquelle… vous les intégrerez réellement. Prévoyez des points de communication réguliers pour le rassurer. Enfin, cela peut sembler évident, mais demandez une validation finale de l’intégralité de votre cahier des charges.
En cas de doute face à un projet inédit ou particulièrement complexe, n’hésitez pas à consulter l’avis d’experts. Le temps et le budget consacrés sont rarement prévus et permettent d’avancer sereinement.