Cahier des charges : comment le mettre en place étape par étape

Un cahier des charges, également connu sous le nom de document de spécifications ou plus simplement CDC, est un document important dans la gestion de projet, en particulier pour les projets techniques. Il sert de base pour définir les besoins, les objectifs, les contraintes et les exigences d’un projet qu’il s’agisse d’un site Internet, d’une boutique en ligne ou d’une application web ou mobile.

Cahier des charges : comment le mettre en place étape par étape

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est généralement créé au début de tous les projets qu’il s’agisse d’une refonte ou d’une nouveauté, pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et comprennent ce qui doit être accompli. Il permet de définir un périmètre fonctionnel.

Le cahier des charges permet à toutes les parties prenantes d’avoir une compréhension claire et partagée du projet, de ses objectifs et de ses exigences, et constitue un outil essentiel pour la communication, la coordination et la gestion du projet tout au long de son cycle de vie.

Le cahier des charges peut inclure les éléments suivants :

1. 1. Les objectifs du projet, idéalement quantifiables et mesurables
   2. La portée du projet : les fonctionnalités, les services et les livrables attendus.
   3. Les exigences fonctionnelles : les fonctionnalités et des caractéristiques spécifiques que le produit ou le système doit avoir.
   4. Les exigences non fonctionnelles : la performance, la sécurité, la fiabilité, etc.
   5. Les contraintes : le budget, le calendrier, les ressources, les réglementations légales, etc.
   6. Les risques et les hypothèses
   7. Les responsabilités des parties prenantes : équipes internes, prestataire…

Pourquoi est-il important de mettre en place un cahier des charges ?

Si la rédaction d’un cahier des charges est essentielle pour aligner les équipes techniques, commerciales, marketing, la direction et un éventuel prestataire… au lancement d’un projet, il est également important et essentiel de ne pas en chercher à en faire un cadre rigide et exhaustif.

En effet, les périmètres et le contexte de chaque projet changent et évoluent très rapidement. Le risque de rédiger un cahier des charges “fleuve” serait de sortir un projet déjà obsolète ou déjà inadapté plusieurs mois après son initiation.

Aujourd’hui, avec la méthode Agile, le Scrum ou encore le Lean Management, on a tendance à considérer que les spécifications doivent être courtes et livrables le plus rapidement possible pour éviter les effets silo qui peuvent créer des longueurs, et donc décourager les développeurs, mais surtout produire de l’insatisfaction pour les clients avec un projet perpétuellement en décalage avec le marché et l’état de l’art.

Par ailleurs, le cahier des charges est un point de départ pour l’alignement et les discussions, il ne se substitue pas à la communication pendant le projet.

Ainsi, le client ne doit surtout pas considérer que “tout a été dit” parce qu’un cahier des charges a été livré aux équipes techniques.

Étape 1 : Définir les objectifs du projet

Cette étape peut sembler simple et pourtant c’est sans doute l’une des plus délicates. En cause, le fait que les équipes produits, techniques et marketing peuvent avoir tendance à projeter ce qu’elles pensent savoir des clients sur le projet.

Sans remettre en question l’expertise et la vision de ces équipes, il est important, dans cette phase du projet d’être capable de prendre de la distance avec ses croyances.

Identifier les besoins du client

Pour cela, il est nécessaire d’écouter le client et de ne pas chercher à plaquer une vision préconçue sur ses propos. On vous avait dit que ce n’était pas simple ! Voici 5 techniques, ou astuces pour identifier les besoins des clients :

1. Organiser des entretiens individuels avec les clients pour recueillir des informations sur leurs besoins, leurs attentes et leurs expériences. Ces entretiens peuvent être formels ou informels. Ces entretiens doivent être préparés, vous devez connaître en amont, les problématiques qui nécessitent un éclairage ou une confirmation.
2. Monter des ateliers de co-création en amont et pendant le projet : impliquez les clients afin qu’ils contribuent activement à l’élaboration de produits ou de solutions. Cela permet de mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes.
3. Observez les clients dans leur “environnement naturel” pour comprendre comment ils interagissent avec les produits ou les services. Les équipes sont souvent surprises de l’utilisation réelle qui est faite de leurs conceptions et des stratégies que les clients mettent en place pour pallier leurs défaillances.
4. Utilisez des enquêtes et des questionnaires pour recueillir des informations quantitatives sur les besoins, les préférences et les attentes. Analysez les données collectées pour identifier les tendances et les domaines d’amélioration.
5. Développez des prototypes ou des versions minimales viables (MVP) et soumettez-les à des tests utilisateurs pour recueillir des retours d’information sur leur fonctionnement et leur utilité.

Définir les objectifs spécifiques du projet

Après avoir identifié les besoins des clients, vous pouvez définir les objectifs spécifiques du projet en suivant ces étapes :

1. Analysez les besoins des clients identifiés lors de l’étape précédente et hiérarchisez-les en fonction de leur importance, de leur urgence et de leur impact sur la création de valeur.
2. Formulez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART) pour votre projet. Les objectifs SMART vous aideront à clarifier vos intentions et à mesurer les progrès tout au long du projet.
3. Assurez-vous qu’ils sont alignés avec la vision globale et la stratégie de votre organisation. Cela garantira que le projet est en adéquation avec les priorités et les ressources de l’entreprise.
4. Impliquez les parties prenantes clés, notamment les clients, les membres de l’équipe et les partenaires. Leur contribution et leur expertise peuvent aider à affiner et à garantir leur pertinence.
5. Identifiez les priorités et les dépendances du projet. Cela vous aidera à planifier et à gérer les ressources et les efforts de manière efficace et à minimiser les risques potentiels.

Étape 2 : Définir les fonctionnalités et les caractéristiques du projet

En ayant solidement spécifié les besoins et aligné l’ensemble des parties prenantes, le reste du projet et les décisions suivantes devraient “découler” naturellement et simplement.

Lister les fonctionnalités principales

Les fonctionnalités peuvent être des aspects techniques, des processus, des services ou des composants de produit. Pour identifier les fonctionnalités les plus importantes, distinguez les “must-have” sans lesquels le projet perd son sens et les “nice-to-have” qui viennent en “supplément” et sont de l’ordre du confort.

Définir les caractéristiques du projet

Voici les points à définir :

• L’architecture système : les choix technologiques, les structures de données, les flux de travail, les intégrations et les interfaces utilisateur qui façonnent le produit ou le système.
• L’interface utilisateur (UI) et expérience utilisateur (UX)
• Les langages de programmation, bibliothèques et frameworks
• Les plateformes et les environnements cibles dans lesquels le produit ou le système doit fonctionner, tels que les systèmes d’exploitation, les navigateurs web, les appareils mobiles et les configurations matérielles.
• Les intégrations importantes et les API nécessaires pour assurer la communication et l’échange de données.
• Les normes et les protocoles à respecter pour assurer l’interopérabilité, la compatibilité et la conformité aux réglementations et aux bonnes pratiques.

Étape 3 : Établir le budget et le planning du projet

Voici une autre partie délicate : il s’agit de correctement budgetter le projet, c’est-à-dire d’être réaliste et pragmatique. Un calcul trop serré mettra directement l’équipe en difficulté. À l’inverse, si les jalons manquent d’ambition, le projet risque de s’étioler dans le temps.

Définir les coûts du projet

Pour bien définir les coûts d’un projet, plusieurs méthodes et approches peuvent être utilisées. Voici quelques-unes des méthodes les plus courantes :

Estimation ascendante (bottom-up) : cette méthode consiste à estimer le coût de chaque tâche ou activité individuelle, puis à additionner ces coûts pour obtenir le coût total du projet. Cette approche est souvent considérée comme la plus précise, car elle prend en compte les détails de chaque tâche.

Estimation descendante (top-down) : dans cette approche, le coût total du projet est estimé en se basant sur des projets similaires ou sur l’expérience passée. Ensuite, les coûts sont répartis entre les différentes activités et tâches. Cette méthode est généralement plus rapide, mais peut être moins précise que l’estimation ascendante.

Estimation paramétrique : cette méthode utilise des modèles mathématiques ou des ratios pour estimer les coûts en fonction de certaines variables, telles que la taille, la complexité ou la durée du projet. Les données historiques et les projets antérieurs peuvent être utilisés pour établir ces modèles.

Établir un planning réaliste

C’est un point essentiel pour la réussite d’un projet. Voici quelques étapes :

1. Estimez la durée de chaque tâche en tenant compte de l’ampleur du travail à accomplir, des compétences requises et des ressources disponibles. Prenez en compte les incertitudes et prévoyez des marges de sécurité pour faire face aux imprévus.
2. Identifiez les relations entre les différentes tâches et activités du projet, en déterminant les tâches qui doivent être terminées avant que d’autres puissent commencer (prédécesseurs et successeurs).
3. Attribuez les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à chaque tâche en tenant compte des compétences, des disponibilités et des contraintes de chaque ressource.
4. Utilisez un diagramme de Gantt pour le visualiser, en représentant les tâches, leurs durées, leurs dépendances et les ressources assignées. Le diagramme de Gantt vous aidera à identifier les goulots d’étranglement, les conflits de ressources et les zones de risque.
5. Établissez des jalons clés et des échéances pour les principales phases et livrables du projet. Ces jalons serviront de points de référence pour mesurer les progrès et évaluer les performances.
6. Présentez le planning aux parties prenantes concernées, notamment les clients, les membres de l’équipe et les partenaires, pour recueillir leurs commentaires et leurs suggestions. Leur validation permettra d’assurer qu’il est réaliste et acceptable pour toutes les parties impliquées.
7. Soyez prêt à réviser et ajuster en fonction des enseignements tirés, des retours d’information. La flexibilité est essentielle pour s’adapter aux imprévus et aux défis qui peuvent survenir au cours du projet.
8. Mettez en place des mécanismes de suivi et de contrôle pour surveiller les progrès par rapport à ce qui était initialement prévu et d’identifier les écarts.

Étape 4 : Rédiger le cahier des charges

La réalisation d’un cahier des charges efficace est crucial. Voici quelques points de vigilance essentiels à prendre en compte lors de la rédaction :

1. Utilisez un langage clair et précis pour décrire les exigences, les fonctionnalités et les contraintes du projet. Le contenu doit être clair et éviter les ambiguïtés ou les termes trop techniques qui pourraient être mal compris par certaines parties prenantes.
2. Organisez le cahier des charges de manière logique et cohérente, en utilisant des titres, des sous-titres et des listes pour faciliter la lecture et la compréhension. Assurez-vous que chaque section aborde un aspect spécifique du projet.
3. Assurez-vous que le cahier des charges est compréhensible par toutes les parties prenantes, y compris les non-techniciens. Expliquez les termes techniques, les acronymes et les abréviations, et fournissez des exemples ou des illustrations pour clarifier les points complexes.

Étape 5 : Validation du cahier des charges

Bravo, vous avez traversé des étapes délicates avec succès. Reste maintenant à présenter le résultat à votre client. Il peut s’agir des clients finaux dans le cadre d’un projet en interne, ou d’intermédiaire si vous êtes, par exemple, un agence. Là encore, il faut savoir faire preuve de flexibilité.

Validation par le client

Un point majeur de réussite consiste à ne pas “trop s’attacher à sa solution” comme on a coutume de le dire dans la gestion de projet. L’erreur serait de dire que votre CDC est l’unique manière d’aborder la réalisation. Il faut être capable d’accepter les retours… en dépit du travail engagé.

Prévoyez une étape de présentation durant laquelle vous recevrez les feedbacks du client et une autre dans laquelle… vous les intégrerez réellement. Prévoyez des points de communication réguliers pour le rassurer. Enfin, cela peut sembler évident, mais demandez une validation finale de l’intégralité de votre cahier des charges.

En cas de doute face à un projet inédit ou particulièrement complexe, n’hésitez pas à consulter l’avis d’experts. Le temps et le budget consacrés sont rarement prévus et permettent d’avancer sereinement.