Cahier des charges : de quoi s’agit-il concrètement ? 

Document de référence pour toute conception de projet, le cahier des charges suit une architecture précise et méticuleuse. Il convient de respecter cela pour assurer la bonne compréhension de la demande et le bon déroulé du projet.

Le cahier des charges (aussi appelé CSFT; Cahier des Spécificités Fonctionnelles et Techniques) est un document contractuel qui décrit précisément la demande du maître d’ouvrage au maître d’œuvre. 
En tant que synthèse des informations essentielles à la réalisation, il permet d’encadrer le projet dans sa globalité. Il aide aussi à s’assurer de la bonne compréhension des parties prenantes, gage de réussite pour la réalisation finale.

Pour mener à bien le projet final, le cahier des charges permet :

• d'expliquer et de formaliser les attentes du maître d’ouvrage ;
• de délimiter précisément les exigences en matière de coût, de délais et de ressources humaines ;
• de fixer les limites du projet afin d’éviter toute confusion ou dérive ;
• de garantir enfin que les livrables seront remis conformément à ce qui a été rédigé dans le document initial.

Une protection pour les deux parties

Le cahier des charges fonctionne comme un contrat entre le client et le fournisseur. Il établit clairement les termes et conditions. Cela réduit les risques d’ambiguïté et garantit que le projet livré corresponde exactement aux attentes.

En cas de non-respect des termes établis, des pénalités peuvent être appliquées. Ce document protège les intérêts des deux parties et permet des ajustements au moyen d’avenants, si nécessaire, tout au long du projet.

Les objectifs et formalités du cahier des charges

Le cahier des charges doit être adaptable en fonction du secteur d’activité et de l’idéologie de l’entreprise. 

• Il exige un formalisme rigoureux pour être compréhensible par tous les acteurs impliqués.
• Les objectifs doivent être clairement définis pour optimiser la gestion du temps et des ressources du projet.
• La précision et la clarté du cahier des charges facilitent une meilleure gestion des coûts, des délais, et des ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet.

Il est essentiel de consacrer le temps et les ressources nécessaires à l’élaboration d’un cahier des charges précis et détaillé. C’est un investissement qui se traduira par une exécution plus fluide et plus réussie du projet.

Cahier des charges défaillant ou inexistant : quels sont les risques de ne pas savoir comment faire un cahier des charges ?

La rédaction d’un cahier des charges est un exercice délicat. Une rédaction défaillante peut entraîner des conséquences graves comme le “scope creep“, c’est-à-dire une augmentation non maîtrisée du périmètre du projet. 

Cette situation provoque souvent : 

• La frustration des équipes,
• Un gaspillage des ressources financières,
• Une insatisfaction générale des parties prenantes. 

Il est donc nécessaire d’accorder une attention particulière à la structuration et à la clarté du cahier des charges.

Les différents types de cahier des charges

Le cahier des charges est dit technique ou fonctionnel. On parle de fonctionnel car il se concentre sur les besoins fonctionnels et la manière dont la solution y répond. Il est souvent demandé en amont de toute analyse technique. 

Il faut reconnaître que ce ne sont pas que ces deux types qui existent. Bien au contraire, nous en avons plusieurs.

Le tableau ci-après présente les détails sur les types de cahier de charges existants :

Le cahier des charges fonctionnel

Il décrit ce que devra faire la solution finale, indépendamment de la manière dont elle sera réalisée. Il se concentre exclusivement sur les besoins de l’utilisateur et les cas d’usage.

Son objectif est de formaliser les fonctions attendues, sans entrer dans les détails techniques.

Son contenu type est ceci :

• Description des utilisateurs et de leurs attentes
• Scénarios d’utilisation ou parcours client
• Fonctionnalités essentielles et secondaires
• Contraintes d’expérience (temps de réponse, accessibilité, compatibilité)

Il s’applique le plus pour : 

• Développement logiciel,
• Applications web,
• Systèmes numériques innovants.

Le cahier des charges technique

Contrairement au fonctionnel, il se concentre sur les moyens d’atteindre l’objectif. Ce type de document est orienté vers les développeurs, ingénieurs ou prestataires techniques.

Il cherche à définir les technologies, les normes et les méthodes à utiliser.

Dans ce cahier on retrouve souvent :

• Architecture technique, infrastructure serveur
• Langages et logiciels à utiliser
• Protocoles, API, formats de données
• Contraintes de performance, de sécurité et de maintenance

Il intervient dans : 

• Les projets IT,
• La construction d’un site web complexe,
• La mise en place d’équipements industriels.

Le cahier des charges général

Ce document synthétise tous les aspects d’un projet, qu’ils soient techniques, fonctionnels, financiers ou organisationnels. C’est la forme la plus globale de cahier des charges.

Il donne une vision complète, unifiée et structurée du projet. Il précise les éléments suivants :

• Objectifs généraux, périmètre, contexte
• Besoins fonctionnels et exigences techniques
• Calendrier, livrables, parties prenantes
• Budget prévisionnel, ressources mobilisées

Les entreprises l’établissent souvent pour les : 

• Appels d’offres multisectoriels,
• Projets publics/privés,
• Projets d’innovation à forte coordination.

Le cahier des charges administratif

Il encadre le cadre juridique, contractuel et procédural d’un projet. Cela est indispensable dans le secteur public, mais aussi dans les collaborations complexes.

Il assure la légalité, l’équité et la transparence dans la sélection et la réalisation des prestations.

Vous y trouverez les éléments suivants :

• Procédure d’appel d’offres, modalités de réponse
• Clauses juridiques, pénalités, critères d’évaluation
• Règlement des litiges, obligations des parties
• Conditions de modification du contrat

Ce document intervient surtout dans les : 

• Marchés publics,
• Projets réglementés,
• Collaborations entre grandes organisations.

Le cahier des charges design / UX

Il définit les attentes visuelles et ergonomiques d’un produit ou d’un outil numérique. De plus, il oriente le travail des designers ou intégrateurs web.

C’est un document qui permet d’avoir une vue précise du rendu final attendu, en cohérence avec l’identité de marque.

Les données qui s’y trouvent sont celles-ci :

• Charte graphique (couleurs, typographies, logos)
• Zoning, maquettes, wireframes
• Parcours utilisateurs et interactions clés
• Normes d’accessibilité et design responsive

Vous pouvez opter pour ce cahier pour une : 

• Création de site web,
• Refonte d’interface applicative,
• Application mobile UX-first.

Le cahier des charges marketing

Ce document sert à cadrer un projet de communication ou une stratégie de marque. Il oriente le travail des agences ou équipes marketing.

Sa finalité est de structurer les attentes en matière d’image, de message et de performance. De ce fait, il présente les :

• Cibles visées, positionnement, messages clés
• Contenus requis (print, web, vidéo), ton rédactionnel
• Indicateurs de performance (trafic, conversion, notoriété)
• Planning de diffusion, supports, budget

C’est une pièce fréquemment utilisé pour : 

• Lancements de marque,
• Campagnes d’acquisition,
• Création d’identité visuelle.

Les étapes essentielles pour l’élaboration du cahier des charges

Si vous souhaitez produire un cahier des charges, vous devez suivre les étapes suivantes.

Présentation et contexte du projet 

La première étape consiste à définir le contexte et les objectifs du projet. Utilisez la méthode SMART : 

• Spécifiques,
• Mesurables,
• Acceptables,
• Réalistes,
• Temporellement définis. 

Cela est utile pour formuler des objectifs clairs et réalisables. Cette méthode, créée par l’économiste George T. Doran, est avantageuse pour établir des buts précis et mesurables dans le cadre du projet.

Inventaire des besoins et contraintes

Listez de manière exhaustive les besoins et contraintes du projet, incluant : 

• Les normes,
• Les intervenants,
• Les processus
• La charte graphique ou le ton, selon la nature du projet. 

Vous devez identifier clairement les livrables attendus, les restrictions : 

• De temps,
• De budget,
• De planning,
• De juridiction.

Préciser les prestations attendues

Définissez : 

• Les résultats escomptés,
• Les fonctions,
• Les produits finaux,
• Les exigences des commanditaires. 

Il est important d’expliquer clairement le but recherché et d’estimer le niveau d’attente pour placer le maître d’œuvre dans les meilleures conditions de réalisation.

Estimation du budget 

Une estimation précise et réaliste du budget n’est pas à négliger. Cela est fondamental pour guider les devis des prestataires. Annoncez le total des ressources que vous mobiliserez pour le projet, cela servira de valeur repère pour le maître d’œuvre.

Précision des délais 

Fixez des dates de réalisation précises tout en restant réaliste pour éviter les retards et les résultats inachevés. Un rétroplanning clair et structuré permettra de garder un œil sur l’avancée du projet.

Nos 3 conseils pour un projet sans faille et savoir comment faire un cahier des charges

Le management 

Structurez le travail en répartissant les tâches et missions de chaque intervenant. Travaillez par étapes pour une évolution progressive et efficace de votre projet. Planifiez les interventions de chacun pour une meilleure synchronisation des plannings et des prévisions de réunions.

Le vocabulaire 

Employez des termes génériques compréhensibles par tous et évitez le jargon technique pour faciliter la communication entre les parties prenantes.

Le périmètre 

Délimitez clairement votre projet, en précisant le nombre de personnes sollicitées ou le nombre de ressources à exploiter.

Que retenir à la fin ? 

Le cahier des charges est un guide de route essentiel pour que votre projet tel que vous l’avez conçu vous donne entière satisfaction. 

Pour cela, assurez-vous de donner toutes les clés à chaque partie prenante pour que chacun aille dans la même direction et veille à la livraison du produit demandé. 

Un autre document à ne pas négliger ? votre brief agence ! On vous en parle ici : Les règles à respecter pour son brief agence