Comment bien construire un cahier des charges ?

La construction d’un cahier des charges efficace est fondamentale pour la réussite de tout projet. Ce document clé sert de guide et de référence à toutes les étapes du projet, du début à la fin. Pour vous aider à naviguer dans ce processus complexe, nous allons explorer comment élaborer un cahier des charges complet et précis.

Qui es-tu cahier des charges ?

Document de référence pour toute conception de projet, le cahier des charges suit une architecture précise et méticuleuse, qu’il convient de respecter pour assurer la bonne compréhension de la demande et le bon déroulé du projet.

Le cahier des charges (aussi appelé CSFT pour Cahier des Spécificités Fonctionnelles et Techniques) est un document contractuel qui décrit précisément la demande du maître d’ouvrage au maître d’œuvre. Synthèse des informations essentielles à la réalisation, il permet d’encadrer le projet dans sa globalité en s’assurant de la bonne compréhension des parties prenantes, gage de réussite pour la réalisation finale.

Pour mener à bien le projet final, le cahier des charges explicite, formalise et délimite avec précision les attentes et exigences en termes de coût, de délais et de ressources humaines. Il garantit également au maître d’ouvrage que le(s) livrable(s) soi(en)t remis conformément à ce qui a été rédigé dans le cahier des charges.

Une protection pour les deux parties

Le cahier des charges fonctionne comme un contrat entre le client et le fournisseur. Il établit clairement les termes et conditions, réduisant ainsi les risques d’ambiguïté et garantissant que le projet livré corresponde exactement aux attentes.

En cas de non-respect des termes établis, des pénalités peuvent être appliquées. Ce document protège les intérêts des deux parties et permet des ajustements au moyen d’avenants, si nécessaire, tout au long du projet.

Les objectifs et formalités du cahier des charges

Le cahier des charges doit être adaptable en fonction du secteur d’activité et de l’idéologie de l’entreprise. Il exige un formalisme rigoureux pour être compréhensible par tous les acteurs impliqués. Les objectifs doivent être clairement définis pour optimiser la gestion du temps et des ressources du projet.

La précision et la clarté du cahier des charges facilitent une meilleure gestion des coûts, des délais, et des ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet.

En résumé, un cahier des charges bien conçu est la pierre angulaire de tout projet réussi. Il assure une compréhension claire et partagée des objectifs, protège les intérêts des parties impliquées, et constitue un outil fondamental pour la gestion efficace du projet.

Il est essentiel de consacrer le temps et les ressources nécessaires à l’élaboration d’un cahier des charges précis et détaillé, car c’est un investissement qui se traduira par une exécution plus fluide et plus réussie du projet.

Les risques d’un cahier des charges défaillant ou inexistant

La rédaction d’un cahier des charges est un exercice délicat. Une rédaction défaillante peut entraîner des conséquences graves, telles que le “scope creep“, c’est-à-dire une augmentation non maîtrisée du périmètre du projet. Cette situation provoque souvent la frustration des équipes, un gaspillage financier, et une insatisfaction générale des parties prenantes. Il est donc impératif d’accorder une attention particulière à la structuration et à la clarté du cahier des charges.

Les différents types de cahier des charges

Le cahier des charges est dit technique ou fonctionnel : fonctionnel car il se concentre sur les besoins fonctionnels et la manière dont la solution y répond. Il est souvent demandé en amont de toute analyse technique. Dans ce type de guide, une fois les besoins généraux définis, on regarde s’ils sont en concordance avec ceux du maître d’ouvrage.

Le cahier des charges fonctionnel (CDCF)

Le CDCF se concentre sur les besoins fonctionnels et la manière dont la solution envisagée y répond. Il est généralement élaboré en amont de toute analyse technique. Ce type de cahier des charges structure les services rendus et précise les contraintes. Il suit souvent la norme NF EN 16271, en vigueur depuis février 2013, qui a remplacé la norme AFNOR NF X50-151. Le CDCF est essentiel pour s’assurer que les besoins généraux du projet sont en concordance avec les attentes du maître d’ouvrage.

Le cahier des charges technique (CDCT)

Le CDCT aborde les exigences et contraintes techniques, environnementales et économiques du projet. Ce type de document détaille toutes les préconisations, demandes et contraintes techniques d’un projet. La clarté et la précision sont primordiales dans la rédaction du CDCT pour éviter toute approximation. Il décrit l’environnement technique, les outils utilisés, la faisabilité, ainsi que les contraintes sécuritaires. Le CDCT sert de référentiel pour tous les intervenants, que ce soit le client (maître d’ouvrage) ou le prestataire (maître d’œuvre).

L’idéal est de mixer les deux genres(CDCF & CDCT) : exposez vos besoins tout en donnant un maximum de spécifications techniques. De cette manière, vous obtiendrez un guide complet et exhaustif.

Le cahier des charges de sécurité (CDCS)

Le CDCS est un élément souvent sous-estimé mais essentiel. Ce document énonce les exigences spécifiques en matière de sécurité. Il est crucial pour les projets impliquant des données sensibles, des infrastructures critiques ou des environnements réglementés. La rédaction du CDCS nécessite une expertise particulière pour s’assurer que toutes les normes de sécurité sont prises en compte et respectées.

Les étapes essentielles pour l’élaboration du cahier des charges

1. Présentation et contexte du projet : la première étape consiste à définir le contexte et les objectifs du projet. Utilisez la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et Temporellement définis) pour formuler des objectifs clairs et réalisables. Cette méthode, créée par l’économiste George T. Doran, est essentielle pour établir des buts précis et mesurables dans le cadre du projet.
2. Besoins et contraintes : listez de manière exhaustive les besoins et contraintes du projet, incluant les normes, les intervenants, les processus et la charte graphique ou le ton, selon la nature du projet. Il est crucial d’identifier clairement les livrables attendus, les restrictions de temps, de budget, de planning, et de juridiction.
3. Prestations attendues : définissez les résultats escomptés, les fonctions, les produits finaux, et les exigences des commanditaires. Il est important d’expliquer clairement le but recherché et d’estimer le niveau d’attente pour placer le maître d’œuvre dans les meilleures conditions de réalisation.
4. Budget : l’importance d’une estimation précise et réaliste du budget est cruciale pour guider les devis des prestataires. Annoncez le total des ressources que vous mobiliserez pour le projet, cela servira de valeur repère pour le maître d’œuvre.
5. Délais : fixez des dates de réalisation précises tout en restant réaliste pour éviter les retards et les résultats inachevés. Un rétroplanning clair et structuré est essentiel pour garder un œil sur l’avancée du projet.

Nos 3 conseils pour un projet sans faille

• Le management : structurez le travail en répartissant les tâches et missions de chaque intervenant. Travaillez par étapes pour une évolution progressive et efficace de votre projet. Planifiez les interventions de chacun pour une meilleure synchronisation des plannings et des prévisions de réunions.
• Le vocabulaire : employez des termes génériques compréhensibles par tous et évitez le jargon technique pour faciliter la communication entre les parties prenantes.
• Le périmètre : délimitez clairement votre projet, en précisant le nombre de personnes sollicitées ou le nombre de ressources à exploiter.

Quelques modèles téléchargeables de cahier des charges

Lors de la rédaction d’un cahier des charges, il peut être utile de consulter des modèles existants pour s’assurer que tous les aspects essentiels sont couverts. Voici quelques ressources utiles où vous pouvez trouver des modèles de cahier des charges téléchargeables.

France Num, le portail de la transformation numérique des entreprises françaises, offre un excellent point de départ. Sur leur site, vous pouvez trouver pas moins de 18 trames de cahier des charges pour la création d’un site web.

Ces 18 modèles sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques de différents types de projets web et peuvent être adaptés selon vos exigences. Vous pouvez les consulter et les télécharger ici : France Num – Cahiers des Charges.

Dans un registre plus diversifié, pour ceux qui cherchent des modèles adaptés à une gamme plus large de projets, un autre site à considérer est Cahiersdescharges.com.

Que vous travailliez sur le développement de logiciel, un site e-commerce, une refonte, le SEO, la charte graphique, l’emailing, l’intranet, ou un CRM, vous y trouverez une multitude de cahiers des charges gratuits adaptés à tous les types de projets.

Ces modèles sont une excellente base pour construire un cahier des charges solide et complet.

En conclusion, le cahier des charges est un guide de route essentiel pour que votre projet tel que vous l’avez conçu vous donne entière satisfaction. Pour cela, assurez-vous de donner toutes les clés à chaque partie prenante pour que chacun aille dans la même direction et veille à la livraison du produit demandé. Un autre document à ne pas négliger ? votre brief agence ! On vous en parle ici : Les règles à respecter pour son brief agence