Réflexion

Qui es-tu cahier des charges ?

Document de référence pour toute conception de projet, le cahier des charges suit une architecture précise et méticuleuse, qu’il convient de respecter pour assurer la bonne compréhension de la demande et le bon déroulé du projet.

Le cahier des charges (aussi appelé CSFT pour Cahier des Spécificités Fonctionnelles et Techniques) est un document contractuel qui décrit précisément la demande du maître d’ouvrage au maître d’œuvre. Synthèse des informations essentielles à la réalisation, il permet d’encadrer le projet dans sa globalité en s’assurant de la bonne compréhension des parties prenantes, gage de réussite pour la réalisation finale.

Pour mener à bien le projet final, le cahier des charges explicite, formalise et délimite avec précision les attentes et exigences en termes de coût, de délais et de ressources humaines. Il garantit également au maître d’ouvrage que le(s) livrable(s) soi(en)t remis conformément à ce qui a été rédigé dans le cahier des charges.

Le cahier des charges est dit technique ou fonctionnel : fonctionnel car il se concentre sur les besoins fonctionnels et la manière dont la solution y répond. Il est souvent demandé en amont de toute analyse technique. Dans ce type de guide, une fois les besoins généraux définis, on regarde s’ils sont en concordance avec ceux du maître d’ouvrage.

Le cahier des charges technique s’intéresse aux exigences et contraintes techniques du produit demandé. Il détaille toutes les préconisations, demandes et contraintes techniques d’un projet.

L’idéal est de mixer les deux genres : exposez vos besoins tout en donnant un maximum de spécifications techniques. De cette manière, vous obtiendrez un guide complet et exhaustif pouvant servir de référentiel à tous les intervenants : le client (maîtrise d’ouvrage) comme le prestataire (maîtrise d’œuvre).

Les essentiels du cahier des charges

Un cahier des charges bien construit contient :

– le contexte et la définition du problème : décrivez l’entreprise, le contexte, la démarche et le projet, particulièrement son positionnement politique et stratégique.

– les besoins et contraintes liés au projet : dévoilez les livrables attendus à l’issue du projet ainsi que les restrictions de temps, de budget, de planning, de juridiction.

– les objectifs : expliquez le but recherché et estimez votre niveau d’attente de manière à placer le maître d’œuvre dans les meilleures conditions de réalisation.

– le management : répartissez les tâches et missions de chaque intervenant afin de structurer le travail attendu. Travaillez par étapes pour une évolution progressive et efficace de votre projet tout en veillant à planifier les interventions de chacun pour une meilleure synchronisation des plannings, des prévisions de réunions.

– le vocabulaire : employez des termes génériques que tout le monde comprend et n’entrez pas dans le vocabulaire technique pour une meilleure communication.

– le périmètre : délimitez votre projet, comme le nombre de personnes sollicitées, ou le nombre de ressources à exploiter.

– le calendrier et les délais : énoncez des dates de remise et de réunion pour avoir un œil sur l’avancée du projet et évitez toute mauvaise surprise : établissez un rétroplanning clair et structuré.

– le budget : annoncez le total des ressources que vous mobiliserez pour le projet, cela servira de valeur repère pour le maître d’œuvre.

Le cahier des charges est un guide de route essentiel pour que votre projet tel que vous l’avez conçu vous donne entière satisfaction. Pour cela, assurez-vous de donner toutes les clés à chaque partie prenante pour que chacun aille dans la même direction et veille à la livraison du produit demandé. Un autre document à ne pas négliger ? votre brief agence ! On vous en parle ici : Les règles à respecter pour son brief agence